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財務共享中心整體解決方案
財務共享服務中心(Finance Shared Service Center)是近年來出現并流行起來的會計和報告業務管理方式。它的是將不同國家、地點的實體的會計業務拿到一個SSC(共享服務中心)來記賬和報告,這樣做的好處是保證了會計記錄和報告的規范、結構統一、而且由于不需要在每個公司和辦事處都設會計,節省了系統和人工成本。
作為一種新的財務管理模式,財務共享服務正在許多跨國公司和國內大型集團公司中興起與推廣。
財務共享服務中心是企業集中式管理模式在財務管理上的最新應用,其目的在于通過一種有效的運作模式來解決大型集團公司財務職能建設中的重復投入和效率低下的弊端 。
財務共享服務中心的特點包括:
提供低成本、高效率、一致可靠的服務
解脫業務單位,釋放資源
控制公司戰略執行中的風險,提高公司核心競爭力
財務共享服務中心戰略結構主要包括集團集中型、區域中心、專長中心等,如下圖所示:
財務共享服務中心的職能定位主要有以下三種模式,一般以第一種模式作為起步,根據財務共享服務中心的發展情況及企業戰略要求向逐步另外兩種方式拓展和延伸。
4 如何建設與推進財務共享服務
作為一種新型的管理模式,共享服務的本質是由信息網絡技術推動的運營管理模式的變革與創新。在財務領域,它是基于統一的系統平臺、ERP系統、統一的、會計核算方法、操作流程等來實現的。建立共享服務既是機遇也是挑戰,任何新生事物都面臨巨大的挑戰,財務共享服務也不例外。財務共享是基于提高工作效率及成本效益兩方面考慮而實施的,要成功地實施共享服務,以下因素非常關鍵:
(1) 實施共享服務成功的最重要因素是有效的管理創新和思維方式的改變,這需要高層管理人員、基層經理和工作人員強有力的支持。
(2) 共享服務在技術上要有統一的系統支持。企業的財務信息系統是實現財務共享服務的基礎和保障,因此,系統平臺的統一搭建和整合是實現共享服務的第一步。統一的ERP系統是保證共享服務平臺順利搭建的關鍵因素。建立一個好的平臺很重要,需要有一個統一的IT標準和一個流程標準,這樣整合可以更快。
(3) 財務共享服務中心作為一個獨立的運營實體,需要有一個非常好的商業模型,即使是內部的一個事業部門,也需要一個內部結算體系。因此,共享服務中心需要向服務對象提供一個能為他們所接受的低成本服務,同時又需要在低成本之上建立合理的價格體系。
管理是門藝術。任何先進的管理方法都要和自己公司的實際情況結合起來,變成適合自己的方法,才能發揮其最大效用。對財務共享服務中心這種模式,企業也應取其精華,去其糟粕,最大限度地利用這種模式獲得增值。
5 建立財務共享中心必須充分考慮的關鍵因素建立財務共享服務中心必須從地點、流程、機構人員、政策法規、技術、服務六個方面綜合考慮:
(1) 地點
需要從以下四個因素出發,對所有候選城市進行評估:
成本:人員成本、通信成本、辦公場所等固定成本
環境::政府環境、發展能力、城市競爭能力
人力資源:人員技能、人員知識水平、人員流動性、教育和培訓有效性、生存成本
基礎設施:IT、通信設備可靠性、國際便利度、基礎設施質量
(2) 流程
應具有明確的共享服務管理策略:區域共享、專業共享、全方位共享;
流程的劃分原則:考慮同質性,兼顧特殊性;
財務共享服務中心的流程設計涵蓋了會計核算流程和共享服務中心運營管理通用流程的相關內容。
(3) 機構人員
對財務共享服務中心涵蓋的職能范圍進行內部組織設計,包括架構、關鍵崗位、職責、績效考核等
財務共享服務中心本身的架構設計通常以職能作為主線,以流程、產品和地域作為補充
考慮現有財務組織的調整和銜接
考慮人員角色和職能的轉變
考慮培訓計劃
財務流程在共享服務中心與業務單元之間的劃分:
(4) 政策法規
財稅法規的要求
資金、外匯等其它法規的要求
各地的差異性條款
如何應對相關審查
(5) 技術
系統支持遠程網絡訪問
系統架構支持組織調整和擴張
系統滿足集權式集團管控的功能需求
系統支持信息共享和授權訪問
系統支持端到端的業務流程,而不僅僅是業務功能
流程自動化,盡可能地消除手工作業
系統的部署能滿足全球化經營,即全球只要有網絡的地方即可訪問
支持自助門戶和交互中心,能方便與客戶、供應商、員工和合作伙伴進行業務協作
在財務共享服務模式下,只有通過IT平臺來強化內部控制、降低風險、提高效率,才能實現“協同商務、集中管理”。所以必須建立一個財務共享服務的IT信息平臺,做到事前提示、事中控制、事后評價;可以在平臺上建立財務模板,盡可能取消人工作業,讓業務數據自動生成有用的財務信息;可以運用系統標準執行減少偏差及各業務單元可能的暗箱操作,降低各種隱含風險;可以通過設置讓系統自動提示例外和預警;可以利用系統的開放性建立各數據共享接口和平臺,滿足各方不同需求;可以通過系統定期生成不同會計準則要求的報表及特殊報表等。
(6) 服務
通過簽定服務水平協議(SLA)規范共享服務中心、業務部門、當地財務部門的職能,實現標準化、高效率的服務,內容包括:
服務的時間、地點、對象
服務的內容
服務的響應和處理速度
例外情況的處置
服務的等級和價格
失誤百分比
服務的反饋、評價、改進機制
財務共享服務中心的實施需要經過三個階段:整體評估設計、試點實施、推廣實施。
需要注意以下關鍵實施內容:
高層領導的支持
最高管理層對建立共享中心的支持非常重要,因為共享中心的建立會涉及到許多相關分支機構和部門組織人員變動、流程的調整和制度的變化等。
溝通,溝通,再溝通
因為共享中心的實施涉及到業務部門、供應商和財務部門,因此需要實施組織機構和各部門之間的有效溝通,新的流程設計和變革計劃需要溝通,同時需要將溝通計劃進行推廣。
培訓
對共享中心的人員、財務部門、LOB(業務線)的人員進行培訓。
設計共享服務中心新的流程和組織架構
老的模式下的流程和組織不能支撐新的運作模式,需要詳細的運作流程。
7.1. 推動財務管理轉型
共享服務中心將企業各個單位的后臺功能集中在一起,使得企業各領域的專家在一起共事,直接交流。通過舉辦各種有針對性的培訓,使共享服務中心員工技能水平不斷提高;原有機構中的部分人員向高價值的管理活動轉型。
7.2. 加強集團管控
共享服務的意義不僅是單純的成本節約,共享服務使各業務單元更專注于核心業務,且提供了一個標準的工作程序,避免地區和業務部門之間出現標準執行的偏差和內部管理的“黑洞”現象,使更多的管理數據在統一標準下得以比較。
7.3. 提高效率和服務質量
通過集約化把復雜的工作變得更簡單、更標準、分工更細,工作效率和質量將進一步提高,它把傳統的會計記賬變成了“會計工廠”的運營,聚焦于服務。
7.4. 有效保證業務發展
各業務單位將非核心業務(后臺業務)交由共享服務中心來運作,而共享服務中心又能提供足夠的后臺支持,使各業務單位可以將自己的重心完全放在它們的核心業務和顧客上。
7.5. 降低成本
業務量不增加的情況下人員減少;業務量增加而人員不增加。
7.6. 有利并購和擴張
只考慮核心業務的整合或擴張,而后臺服務的提供并不需要再增加新的機構和費用。
7.7. 加速企業的標準化進程
共享服務中心為企業工作流程的標準化以及各種管理數據的統一提供平臺。